Trong hành trình trải nghiệm khách hàng, giai đoạn Chăm sóc sau bán chính là “bước ngoặt” quyết định họ có quay lại và gắn bó với thương hiệu hay không. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn loay hoay với quy trình thủ công — Sales phải nhắn tay cho Support, công việc dễ trễ hạn, khách hàng bị bỏ sót và trải nghiệm trở nên rời rạc.

Giải pháp cho vấn đề này nằm ở tự động hóa quy trình sau bán hàng. Với LadiWork, bạn có thể thiết lập một “cầu nối” liền mạch giữa phòng Sales và Support, đảm bảo mọi khách hàng đều được chăm sóc ngay khi đơn hàng hoàn tất, nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo Flow tự động tạo task chăm sóc khách hàng sau bán trong LadiWork, giúp kết nối phòng sale và chăm sóc khách hàng, tối ưu vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Thách thức chung của doanh nghiệp: Sau khi chốt đơn, ai là người chăm khách?

Hãy tưởng tượng tình huống quen thuộc này: Bạn là quản lý một trung tâm đào tạo. Sau nhiều ngày chạy quảng cáo, đội sale đã chốt được hàng chục học viên cho khóa học mới. Nhưng chỉ vài ngày sau, Support báo rằng có học viên chưa nhận được thông tin khai giảng, có người bị sót trong danh sách, và một vài trường hợp không ai chăm sóc sau khi thanh toán.

Lỗi không nằm ở con người — mà ở quy trình vận hành thủ công. Sale chốt đơn xong phải nhắn tay sang nhóm nội bộ: “Khách này đã đăng ký, nhờ CSKH tiếp nhận nhé”. Support thì đang bận, tin nhắn bị trôi. Kết quả: khách hàng bị bỏ sót, trải nghiệm kém đi, uy tín thương hiệu cũng bị ảnh hưởng.

Đây là vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) đều gặp phải:

• Các phòng ban hoạt động tách rời, thiếu liên kết dữ liệu.
• Giao tiếp dựa trên con người, không có hệ thống trung gian.
• Thời gian bàn giao kéo dài, gây trễ trong khâu chăm sóc khách hàng. 

Lợi ích của tự động hoá chuyển giao công việc

Việc tự động hóa chuyển giao Task giữa Sales và Support không chỉ là tiện ích mà còn là yếu tố chiến lược để tối ưu vận hành doanh nghiệp:

• Tối Ưu Tốc Độ Phản Hồi (Tăng trải nghiệm khách hàng): Task được tạo ra tức thời. Khách hàng cảm thấy được quan tâm ngay sau khi chi tiền.
• Đảm Bảo Tính Liền Mạch: Hệ thống làm việc 24/7. Loại bỏ hoàn toàn rủi ro Sales quên thông báo hay Support bỏ lỡ Task.
• Chuẩn Hóa Quy Trình: Mọi Task mới đều đi vào đúng giai đoạn (Stage) đầu tiên của quy trình chăm sóc, giúp đội Support dễ dàng quản lý theo KPI.
• Minh Bạch Hóa Dữ Liệu: Task và lịch sử dữ liệu rõ ràng, giúp quản lý dễ dàng đánh giá hiệu suất của cả hai phòng ban.

LadiWork cho phép bạn cài đặt một Flow tự động: khi một giao dịch (deal) được chuyển sang trạng thái “Thành công”, hệ thống sẽ tự động tạo Task mới cho bộ phận chăm sóc khách hàng trong Space riêng, giúp quy trình tiếp nối mà không cần bất kỳ trao đổi thủ công nào.

Hướng Dẫn Chi Tiết 4 Bước Thiết Lập Automation Tạo Task Chăm Sóc Sau Bán

Quy trình này bao gồm 2 phần chính:

• Tạo không gian làm việc (Space) dành riêng cho đội chăm sóc sau bán.
• Cài đặt Flow Automation để hệ thống tự động tạo task mỗi khi sale chốt đơn.

Phần 1: Tạo Space chăm sóc sau bán

Mục Space cho phép bạn thiết lập quy trình bán hàng/ công việc cho doanh nghiệp/đội nhóm của bạn. Nếu doanh nghiệp có nhiều quy trình làm việc khác nhau, bạn có thể tạo nhiều quy trình để tổ chức các giao dịch, công việc tốt hơn.

Các bước thực hiện:

1. Vào ứng dụng LadiWork → Chọn Tạo Space mới.
2. Đặt tên Space: “Chăm sóc sau bán – Khóa học X”.
3. Thiết lập các giai đoạn (Stages) để phản ánh hành trình khách hàng sau mua.

Gợi ý cấu trúc giai đoạn:

• Task mới: giai đoạn tiếp nhận học viên vừa chốt đơn.
• Chăm sóc trước khai giảng: gửi thông tin, hướng dẫn học viên trước khi học.
• Khai giảng: cập nhật tình trạng học viên, điểm danh, hỗ trợ kỹ thuật.
• Hoàn tất khóa học: xác nhận hoàn thành, gửi chứng nhận hoặc tài liệu bổ sung.
• Theo dõi 7 ngày: nhắn tin cảm ơn, gửi khảo sát và ưu đãi cho khóa tiếp theo.

Mỗi giai đoạn này giúp đội Support bám sát hành trình khách hàng, đảm bảo mọi học viên đều được chăm sóc đúng bước, đúng thời điểm.

Phần 2: Cài đặt Automation tạo Task tự động

Automation là “trái tim” của quy trình này. Khi sale chốt đơn, flow sẽ kích hoạt và tạo task CSKH ngay lập tức.

Bước 1: Tạo Flow Automation

• Truy cập LadiPage.vn → Ứng dụng LadiWork → Mở Automation.
• Chọn Tạo Flow mới, đặt tên ví dụ: “Tạo Task chăm sóc sau bán – Khóa học X”.

Bước 2: Chọn Trigger (điều kiện kích hoạt)

Trigger là “sự kiện” khiến flow bắt đầu hoạt động. Ở đây, bạn chọn:

• Trigger: Khi thông tin của Deal thay đổi trong LadiWork.
• Điều kiện cụ thể: Deal trong Space “Tư vấn khóa học X” chuyển sang trạng thái “Thành công”.

Tức là, mỗi khi sale chuyển deal sang trạng thái thành công, hệ thống sẽ tự động kích hoạt flow để tạo task cho Support.

Bước 3: Thêm Action (hành động tự động)

Sau khi trigger được kích hoạt, bạn cần định nghĩa “hệ thống sẽ làm gì tiếp theo” bằng cách thêm hành động cho sự kiện:

• Chọn hành động: “Tạo công việc mới (Task)”.
• Space: “Chăm sóc sau bán – Khóa học X”.
• Giai đoạn: “Task mới”.
• Tên Task: có thể dùng biến động như tên khách hàng + số điện thoại (VD: “Nguyễn Văn A – 098xxx”).
• Gán nhãn (tag): để phân loại loại khách, loại khóa học hoặc nguồn lead.
• Người phụ trách: chọn nhân viên hoặc để hệ thống tự động phân phối theo quy tắc có sẵn.

Bước 4: Kích hoạt & kiểm thử

• Xuất bản Flow → Bật Kích hoạt Trigger.
• Quay lại Space bán hàng → Chuyển thử một deal test sang “Thành công”.
• Sau vài giây, trong Space CSKH sẽ xuất hiện task mới kèm thông tin khách hàng đầy đủ.

Kết quả: Sale chốt đơn xong, Support nhận việc ngay – không cần nhắn tay, không bỏ sót, không delay. Một quy trình trơn tru từ bán hàng → chăm sóc → theo dõi → upsell.

Chi tiết quy trình, bạn có thể xem tại video dưới đây:

So sánh quy trình “Trước và Sau” khi có LadiWork Automation

Vì sao LadiWork là công cụ lý tưởng cho doanh nghiệp SMEs Việt

LadiWork không chỉ là một công cụ quản lý công việc, mà là trung tâm kết nối dữ liệu, con người và quy trình trong doanh nghiệp.  Khi kết hợp với hệ sinh thái LadiPage (Landing Page, ChatForm, Automation, CRM…), bạn sẽ có một nền tảng thống nhất từ marketing – bán hàng – chăm sóc khách hàng.

Điểm nổi bật của LadiWork:

• Tự động hóa đa phòng ban: Sale, Support, Kế toán, Marketing – tất cả cùng làm việc trên một luồng dữ liệu duy nhất.
• Không cần code: Thiết lập flow bằng giao diện kéo – thả đơn giản.
• Báo cáo thông minh: Dễ dàng theo dõi tiến độ, hiệu suất và doanh thu thực tế.
• Tích hợp AI: Gợi ý tối ưu quy trình, nhắc việc, và đề xuất cải thiện hiệu quả.

Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành, mà còn xây dựng được một hệ thống hoạt động minh bạch, liền mạch và có thể mở rộng.

Tổng Kết

Chỉ với vài thao tác đơn giản, doanh nghiệp đã nối liền quy trình giữa Sales và Support, giúp cả hai bộ phận vận hành trơn tru như một dây chuyền tự động. Đây chính là giải pháp tối ưu hóa mà các doanh nghiệp đang tìm kiếm.

Sức mạnh của LadiWork Automation không chỉ nằm ở việc tiết kiệm thời gian, mà còn ở việc nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng, tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp của bạn.

👉 Truy cập LadiPage, chọn Ứng dụng LadiWork và tạo flow đầu tiên để hệ thống tự động thay bạn làm việc.

FAQ – Câu Hỏi Thường Gặp

1. LadiWork có phù hợp với ngành ngoài giáo dục không?

Hoàn toàn có. LadiWork có thể ứng dụng trong bán lẻ, bất động sản, spa, dịch vụ, trung tâm thể thao, đại lý du lịch… bất kỳ nơi nào có quy trình bán hàng và chăm sóc sau bán.

2. Tôi có thể thiết lập nhiều flow automation không?

Có thể tạo vô hạn flow theo từng quy trình, từng sản phẩm hoặc từng loại khách hàng.

3. LadiWork có tính năng phân công tự động không?

Có. Bạn có thể thiết lập quy tắc phân phối task tự động cho nhân sự theo tiêu chí như nhóm phụ trách, khối lượng công việc hoặc vị trí địa lý.

4. Tôi có thể theo dõi hiệu suất của đội CSKH trong LadiWork không?

Có. Dashboard của LadiWork hiển thị số lượng task, tiến độ và kết quả của từng nhân sự theo thời gian thực.